Telefonla iş iletişiminin inceliklerini

İş iletişimi sanatı müzakerenin önemli bir yönüdür ve yıllarca ilgisini kaybetmez. Telefonla yapılan ticari iletişimin yoğunluğu yıldan yıla artmaktadır. Mobil iletişimin gelişmesiyle iletişimin ana yollarından biri haline gelir. Telefon görüşmeleri yapmak için iş iletişiminin ayrıntılarını ve kurallarını bilmek önemlidir.

Modern dünyadaki telefon önemli bir rol oynamaktadır, çünkü yardımlarıyla akrabalarımız, arkadaşlarımız, meslektaşlarımız, yönetim ve iş ortaklarımızla iletişim kuruyoruz.

Bu nedenle, belirli bir insan çevresi ile bir konuşma sırasında, bir kişi uygun iletişim tarzını uygular ve örneğin yakın bir arkadaşıyla olduğu gibi patronuyla asla diyalogya girmez. Bu durumda, daha resmi bir iletişim türü kullanılır.

İş görgü kuralları, kamuoyu yoklamaları yapan, müşterilerden gelen çağrıları alan veya telefonla pazarlık eden çalışanlar tarafından da kullanılmalıdır. Genellikle, başarılı bir telefon görüşmeleri iyi iş ilişkilerinin anahtarı haline gelir. Ve hatta bir şirketin imajı, çalışanların telefonla akıllı diyaloglar yapabilmelerine tamamen bağlı olabilir.

Şu anda çoğu çağrı mobil cihazlar üzerinden yapılmaktadır. Bu iletişim aracını kullanarak bazı kurallara uymalısınız.

• Bir müşteriyle bir iş toplantısında, bir sinemada, bir seminerde daima telefonu kapatın veya titreşim moduna ayarlayın.
• Bir mobil cihaz, sabit hatlı bir telefondan sese karşı daha hassastır. Bu nedenle, halka açık bir yerde olmak, dışarıdan müdahale etmeden kişisel bir konuşma yapmak için gerekli olan bir durumda, sessizce konuşabilir ve diğer kişi sizi duyabilir.

• Telefona çok sesli arama yapmayın. Başkalarını korkutabilir.
• Kısaca konuşmayı dene. Üçüncü tarafların varlığında, konuşma 30 saniyeden uzun sürmemelidir, aksi takdirde bir kişinin önünde kaba gözükme riski vardır. Bir telefon görüşmesinin geçerli nedenleri varsa, örneğin bir akrabanın hastalığı veya büyük bir işlem olması durumunda, durum hakkında mevcut olanları bilgilendirmelisiniz.
• İş öğle yemeği sırasında telefon görüşmelerinden kaçının. Aramayı cevaplamak için acil bir ihtiyaç varsa, o zaman masadan ayrılmalı ve daha az kalabalık bir yerde konuşmalısınız.

Telefonla iletişimde etik standartlar, şirketin etkin çalışması için önemlidir. Telefon konuşmalarının kültürü, özel bir tür iş iletişimidir. Görgü kuralları kurallarını bilmek iş ilişkilerini güçlendirmeye ve organizasyonun karlılığını arttırmaya yardımcı olacaktır.

• Telefon görüşmesi yapılacak kişiyi selamlamak gerekir. Günün saati ile ilgili ifadeler (“Günaydın”, “İyi öğleden sonra” veya “İyi akşamlar”) bunun için en uygunudur.
• Bir iş görüşmesi sırasında kendi tonunuzu izlemek önemlidir. Muhatapları zorlamamak için gereksiz duygulardan kaçınarak kibar ve sakin bir şekilde konuşmanız gerekir.

• Selamlamadan sonra, kendinizi tanıtmanız ve adınızı, pozisyonunuzu ve organizasyonunuzu vermeniz önerilir.
• Bir kişiyi ararsanız, şu anda konuşmasının uygun olup olmadığını her zaman netleştirmelisiniz.
• Etik standartlara göre, ikinci veya üçüncü görüşmeden sonra telefonu açmanız gerekir.
• Görüşme sırasında sigara içmemeli, yiyecek veya içecek tüketmemelisiniz.
• Arayan, örgütün başka bir çalışanı ile ilgileniyorsa, görüşme kendisine yönlendirilmeli veya bekleme işlevini açmalıdır.
• Yanlış numaraya sahip olduğunuz bir durumda, gereksiz sorular sormadan, muhataptan özür dileyip derhal elveda demeye ihtiyacınız var.
• Asla sabah erken, öğle yemeği molası sırasında veya çalışma gününün bitiminden önce arama.
• Sekreter veya asistan, yönetici yerine arama yapabilir veya cevaplayabilir.

• Bir ortağın veya müşterinin kişisel numarasını, yalnızca size kendi kişilerini verdiyse arayabilirsiniz. Ancak hafta sonları ve tatillerde bu tür aramalar yasaktır.
• Yetersiz iletişim nedeniyle konuşmanın kesintiye uğradığı durumlar vardır. Bu durumda, ilk arayanın geri araması gerekir.
• Sohbeti geciktirmeyin. Uzun bir konuşma konuşmacıyı sıkıştırabilir ve kızgınlığa neden olabilir. İletişimin ertelenmesi ve konuşmanın amacına ulaşılmaması durumunda, müşteri ertesi gün tekrar arayabilir veya kişisel bir toplantı düzenleyebilir.
• Konuşmanın sona ermesinden sonra, muhataplara teşekkür edip, herhangi bir sorusu olup olmadığını sorduktan sonra kibarca vedalaşmanız önerilir. Bu basit eylem sohbeti tamamlayacak ve daha fazla işbirliğini teşvik edecektir.

Telefon görüşmesi yapmak için bir dizi özel eylemi dikkatlice hazırlamalı ve gerçekleştirmelisiniz. Ana noktaları düşünelim.

• Muhatap sadece açık bir konuşma planı hazırlandıktan sonra aranmalıdır. Küçük detayları hariç tutmak için grafik veya şematik bir taslak oluşturabilirsiniz.
• Müzakere sürecinde sormanız gereken önemli soruları not edin.
• İletişim sürecinde gerekli olabilecek belgeleri hazırlayın (yazışmalar, raporlar, sözleşmeler).

• Çağrı yapmak için muhatap ile önceden uygun bir süre kontrol edin.
• Alınan bilgileri kaydetmek için bir defter veya günlük hazırlayın.
• Sohbete katılacak kişilerin adlarını ve patronilerini kullanarak iletişim kurabilecekleri genel listeyi öğrenin.
• Numarayı çevirmeden önce, olumlu bir şekilde ayarlamaya çalışın, o zaman duygusal durumunuz elbette muhatapın konumuna neden olmalıdır.
• Telefon görüşmesi yaparken, ofisteki iletişimin güvenliğini göz önünde bulundurun, çünkü değerli bilgiler rakiplerin eline geçebilir.

Yaklaşan ve yaklaşan telefon görüşmesinde izin verilmemesi gereken noktalar da var.

• İş konularını yabancı veya rastgele biriyle tartışmaya gerek yok. Kişisel bir toplantı düzenlemek daha iyidir.
• Bunu yapma yetkisi olmayan veya başka türlü inanan bir kişiden karar alınması tavsiye edilmez. Telefonda, bu kararın bir rakibi olmasına rağmen, onay verebilir.
• Konuşmacıların sizinle aynı fikirde olduğu ve yardım etmek istediğinden emin olmadıkça, istekleri dile getirmek gerekmez.

Telefonun ticari iletişimdeki rolü iki yönlüdür. Çok sık, gün içinde gerçekleştirilen acil görevlerden uzaklaşır, ancak aynı zamanda birçok işin çözümünü de hızlandırır. Bu nedenle daha verimli kullanımına katkıda bulunan telefon konuşmalarının ilkelerini öğrenmek gereklidir.

Özel çalışmaları potansiyel müşterilerle telefon görüşmesinde olan çalışanlar için bir iş iletişimi tekniğine sahip olmak çok önemlidir. Birçok şirket onu gerçek bir müşteri yapmak için ilk sözcüklerden arayan ile iletişim kurmaya çalışır.

Firmalar müşterileri çekmek için farklı yollar kullanarak rekabet eder. Hizmetlerin tanıtımında önemli bir aşama telefon satışlarıdır ve bu nedenle yöneticiler müşterileriyle doğru ve titizlikle diyalog yürütmelidir, aksi takdirde karlı sözleşmeler rakiplere gider.

Aşağıdaki ipuçları, telefonla iş iletişiminde başarıya ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

• Size faydalı bir hizmet sağlayan bir kişiyle görüşmeniz önerilir. Gelecek işbirliği için teşekkür sözleri çok önemlidir.
• Her zaman sohbet ederken gülümse. Gülüşün ve iyimserliğin kesinlikle aboneyi hissedecek.
• Müzakere sürecinde, muhatapların düşüncelerinin seyrini tahmin etmeye çalışın.
• Asla küfür veya konuşma dili söylemeyin. Bu iletişim kültürüne aykırıdır.
• Arayan tarafından anlaşılacak ifadeleri ve terimleri kullanın.
• Kimseye paralel olarak konuşurken ahizeyi kapatmayın. Böylece muhatap için saygısızlık.
• Konumunuzu güvenle ve doğru bir şekilde açıklayın, çünkü doğruluk kralların kibarlığıdır.

• Müzakereler hızlı bir şekilde yürütmek için önemlidir; gecikmeden sorulan soruları yanıtlayın ve karmaşık cümleler uygulayın. Duraklama ancak bir uzmanın müzakere için gerekli belgeleri aramakla meşgul olması durumunda haklı gösterilebilir. Duraklama gecikmişse, kişi iletişimi kesme hakkına sahiptir.
• Telefonun anlarında, gerçek veya sanal iletişimde, son derece kibar olmalısınız. Bağırmak ve yükseklere konuşmak ahlaki bir ihlal olarak kabul edilir.
• Konuşmacıya doğru şekilde elveda deyin, çünkü konuşmanın ustaca tamamlanması diyaloğun ana bölümünden daha az önemli değil. İlk önce diğer kişiye asılma fırsatını verebilirsiniz. Böylece sohbeti arkadaşça bir dalga ile sonlandırırsın.

Tabii ki, telefonla başarılı bir iletişim için iyi bir diksiyona ihtiyacınız var. Konuşmanızı anlamlı hale getirmek ve sesinizi keyifli hale getirmek için aşağıdaki videodaki dersleri kullanın.