Görgü kuralları ve iş yazışmaları etiği

Modern işletme gerçekliği, pazardaki konumlarını güçlendirmek isteyen orta ve büyük ölçekli girişimcilerin sadece% 15'inin hedeflerine ulaşmasıdır. Bu nedenle, iş görgü kurallarının uygunluğunun çoğalması artmaktadır, çünkü normlarına uymamak, bir takım diğer sebeplerden dolayı, çoğu zaman yararlı iş ilişkilerinin kopmasına neden olmaktadır.

Etiğin geniş bir yorumunda sosyal ilişkileri düzenlemeyi amaçlayan bir dizi genel ilke denir. Buna göre, iş ilişkilerinin etiği, iş alanındaki kabul edilmiş düzen ve etkileşim tarzı ile ilgili konuları ele almaktadır.

İş ilişkilerinin ayrıntılı etik yönleri, örneğin, müzakerelerin yürütülmesi prosedürü, kurumsal davranış kuralları, iş gelenekleri ve ritüelleri, bağlılık unsurları, iletişim ve yazma tarzları, ortaklar ve iş arkadaşlarıyla ilişkilerde doğruluk soruları dahil olmak üzere iş ahlakıdır.

Etiğin ve görgü kurallarının önemi, bileşeni olarak, uzun bir uygulama sonucunda ortaya çıkan normatif tabanın iletişimi büyük ölçüde basitleştirmesi, iş alanında doğru hedeflere ulaşmanıza ve önemli ölçüde zaman kazanmanıza olanak sağlayan anlaşılır ve erişilebilir bir bağlam oluşturması gerçeğine dayanıyor.

Başka bir deyişle, işle ilgili sorunları çözmek için, istenen iş hedeflerini rasyonel ve çatışmasız bir şekilde belirlememize ve başarıyla başlamamıza olanak sağlayan özel bir algoritmadan bahsediyoruz. Bu algoritmanın sahip olma seviyesi, bir iş ortağının veya bir iş anlaşmazlığındaki bir rakibin profesyonellik derecesi hakkında doğrudan bir sonuç çıkarmamızı sağlar.

Bu bağlamda, aşağıdaki genel ilkelere bağlı kalmak önemlidir:

• her yerde ve her şeyde dakiklik;
• bilgi güvenliği;
• ses fedakarlığı;
• olumlu, işletme ortamı imajına uygun;
• yetkili sözlü ve yazılı konuşma;
• iş konuşma kültürünün kurallarını takip ederek.

Ticari yazışma türleri çeşitlidir ve belirli bir kongre derecesi ile iki ana türe ayrılabilir:

• eyaletler arası - devlet kuruluşları arasında, yabancı temsilcilikler ve görevliler arasında (çeşitli notlar, memorandumlar ve diğer formlar) diplomatik ilişkilerin unsurlarıdır;
• ticari - Kurumlar ve kuruluşlar arasındaki iş ilişkileri alanında kullanılan yarı resmi statü mektupları.

Resmi bir mektup yazma tarzı, dilsel ve bazı geleneksel farklılıklara rağmen, belli bir ortak temele ve yerleşik uygulama tarafından geliştirilen bir grup kuruma sahiptir. Örneğin, gönderenin ve muhatapların sırasına göre belirlenen bir dizi protokol yönelimi gereksinimi, karşılıklı saygı ve doğruluğun başlangıç ​​ayarlarına dayanır. Bu nedenle, belge türünden bağımsız olarak, yapısal olarak aşağıdaki unsurları içermesi gerekir:

• itiraz (muhatabın resmi statüsü);
• bir iltifat (kibar bir bitiş mektubu);
• imza;
• tarih (gün, ay, yıl ve mesajın yazıldığı yer);
• gönderenin adresi (soyadı, resmi statü, adres, mektubun 1. sayfasının en üstünde veya altında yer almaktadır).

Ayrıca, doğrudan harflerle ilgili bir dizi düzenleme vardır:

• iş mektupları antetli kağıtlara veya kağıda yalnızca ön yüzlerine yazılır;
• sayfalama Arapça rakamlarla yapılır;
• mesajlar basılı metin olarak yürütülür;
• belge gövdesinde silinmeler ve düzeltmeler yasaktır;
• Belge içinde katlanmış metin var;
• mektuba cevap vermek için bekleme süresi on günden fazla değildir.

İş mesajı açık bir hedefe sahip olmalı ve bir soru içermeli ve metnin tamamı, tamamen bir teklif olup olmadığını, bir teklif teklifi, ticari bir sorgulama ya da sadece ilgili bilgileri içeriyor olmalıdır.

İş mesajlarının sınıflandırması çeşitlidir ve işlevsel ve hedeflenen yönelimlerine bağlıdır. Örneğin, harfler:

• duyuran;
• hatırlatan;
• davetiyeleri;
• informobzory;
• düzenlenmesi;
• desteklenmesi;
• diğer türler

Ticari yazışmalarda en tipik olanı:

• sorgular;
• teklif;
• sarı;
• şikayet;
• teminat mektupları.

Bir iş iletişimi biçimi olarak, tanımın tam anlamıyla, mektuplar iki türe ayrılır - iş ve özel görevliler.

İşletmeler için kurumlar ve kurumlar arasında dolaşarak yazışmalar bulunur. Özel resmî yazı, bir kuruma özel bir kişi tarafından, aksine bir kurum tarafından özel bir kişiye gönderilen bir mesajdır.

Çok sayıda ticari yazışma kuralları vardır.

• Mektup, alıcının ticari çıkarlarının ortaya çıkmasını teşvik etmeli, açık ve inandırıcı gerçeklere dayanarak, ortaklığın yararlarını ve ortaklıkları kırmanın uygunsuzluğunu göstermelidir. Metin, işbirliğini teşvik edici, motive edici olmalı.
• Bir iş mektubunda aşırı kişisel duyguların tezahürü, birinin durumunu kanıtlamanın ve sorunu çözmenin en iyi yolu değildir.
• Mektup metninin aşırı yüklenmesini ve tıkanmasını önlemek için, herhangi bir figüratif karşılaştırma, metafor, alegori ve abartıdan kaçınmak gerekir.
• Konunun net ve özlü bir sunumu için, basit cümleler kullanmak, ayrıntılardan kaçınmak ve aşırı ayrıntıdan kaçınmak daha iyidir. Mesajın temel fikri, yalnızca mektuba ekler (grafikler, grafikler, dijital veriler) içine yerleştirilen ilgili argümanlar tarafından desteklenmelidir.
• Metinde her biri bağımsız bir düşünceyi temsil eden yeni bir satırla başlayan paragraflar verilmelidir.

• Yazılı iş mesajında, açıklayıcı sıfatlar, ek açıklamalar ve detaylar kullanılmamalıdır. Yazının sonunda, belgenin kontrol edilmesi ve gerçek anlamsal içeriği taşımayan ifadelerin kaldırılması tavsiye edilir.
• Okuryazarlık, metnin temel bir unsurudur. Mesajdaki yazım ve diğer hataların varlığı kabul edilemez.
• Mektubun konusunu belirlemek zorunludur. Belgelerdeki konu kısaca ve kapasiteyle yansıtılmalı, okurken zaman kazandırır ve göndericiyi olumlu şekilde karakterize eder. Mektup e-posta ile gönderiliyorsa ve özellikle önemli bilgiler içeriyorsa, elektronik serviste mevcut olan özel bir "bayrak" verilmelidir.
• Metnin iyi okunabilirliği, Arial veya Times New Roman fontları tarafından ortalama bir font boyutuyla sağlanır. Özel ihtiyaç duyulduğunda, italik veya kalın yazı tiplerinde önemli fikirlere izin verilir.

• Metinde, belirtilen metnin daha kolay anlaşılmasını sağlayan alt başlıklar (3-4) kullanmak faydalıdır.
• Numaralandırmalar, listeler ve listeler en iyi şekilde özel işaretler kullanılarak yapılır.
• Kurumsal şablon (şema) - iş iletişiminde verimlilik ve nesnelliğin mükemmel bir göstergesi.Özellikle kurumsal açıdan önemlidir, çünkü olumlu bir ışıkta öne çıkmanızı ve resmi statüye uymanızı sağlar.

İş mesajının yapısı tipiktir. Geleneksel olarak içerir:

• giriş;
• ana kısım;
• Nihayet.

Giriş, mektubun amacını özetlemektedir. Ana bölüm konunun özünü açıklar. Sonuç olarak, ana bölümün içeriğini örneğin sonuç şeklinde özetlemek istenir. "Yazılar" ve çeşitli dipnotlar istenmez.

Sonuç olarak, “Karşılıklı yarar sağlayacak bir ortaklık için umut ediyorum” gibi manipülasyonlara benzeyen uygunsuz ifadeler vb. Bir iş mektubunda basit ifadelerle veda etmek - “Saygılar”, “Saygılarımla” vb.

Mesajın alt kısmında belirtilir: F. I. O., resmi durum, şirket adı, imzalanır. İrtibat numaraları da belirtilmiştir.

Tablolar ve grafikler, mektubun sonunda bunu gösteren ayrı bir dosyaya (paket) eklenir. Bir grup yatırım varsa, o zaman isimleri ile bir envanter verilir.

Kısaltmaları ve özel kısaltmaları yalnızca alıcının bunları anlayacağından eminseniz kullanabilirsiniz.

Metnin işletme kelime haznesinde daha mantıklı titizlik ve tutarlılık sağlamak için, aşağıdaki konuşma cümleleri bağlayıcı olarak kullanılır:

• bu nedenle;
• yukarıda belirtilenlere dayanarak;
• bu nedenle;
• verilere göre;
• bu temelde;
• dikkate alarak;
• ve diğerleri

Sanal alanda, iletişimi minyatürde temsil eden iş etkileşimi özeldir ve ilgili görgü kurallarına uymayı gerektirmez. Bu mektuba ilişkin yetkili çalışma, uygulamaya uygun olarak, kapsam, dil standartları, yapı ve format ile ilgili aşağıdaki açıklamaların uygulanmasını ifade eder.

• Temanın formülü, metinde belirtilen konu ile tam olarak eşleşmelidir. Bu, okuyucuyu istenen iş havasına hızla ayarlamanıza olanak sağlar.
• E-posta ile gönderilen belgenin en uygun hacmi, maksimum miktarda metinle "tek ekrana" sığar - A4 biçiminde bir sayfa.
• Optimum ataşman boyutu - en fazla 3 MB.
• Gönderilen dosyaların standart zip veya rar kodlama arşivlerinde “paketlenmesi” tavsiye edilir. Diğerleri genellikle nakliye sırasında engellenir.
• Köprüler standart olmalıdır (mavi, altı çizili).
• Muhatabın cevabı, mektubun başına, aşağıya değil en üste yerleştirilmelidir. Bu, muhabiri önceki metnin aşırı ve zorla kaydırılmasından korur.

• En anlaşılır ortak olan mektubun dilini kullanmalısın. Profesyonellik, kurumsal kelime, argo ifadeleri ve kısaltmalar (özellikle dış yazışmalarda) mesajında ​​kullanılmasının tavsiye edilebilirliği sorusuna, yazışma ortaklarının içeriğine ve niteliklerine bağlı olarak ayrı ayrı karar verilir.
• Ortağı, mesajının alınması konusunda bilgilendirmek önemlidir - bu, onun için saygı gösteren iyi bir zevk ve iş görgü kurallarının bir işaretidir.
• Mümkün olduğu kadar çabuk cevaplandırılmalıdır. Herhangi bir nedenden dolayı hızlı bir şekilde cevap veremezseniz, ortağa mektubunun alındığı hakkında bilgilendirilmeli ve yanıtın zamanını belirtmelidir. Etik bir cevap vermeden önce geçici ve geçici bir duraklama - mesajı aldıktan sonra 48 saat. Bu süreden sonra kişi genellikle mesajın kaybolduğuna veya göz ardı edildiğine inanır. Yazışmalarda aşırı bir duraklama çoğu zaman bir eşini kaybetme riskiyle kaplanır ve iş dünyasında etik standartların ihlali olarak değerlendirilir.
• Mesajın sonunda, dağıtım sırasına bakılmaksızın istisnasız tüm harflerle belirtilen iletişim bilgileri yerleştirilmelidir.
• Sevkiyat sırasında, gizlilik konularına özellikle dikkat etmek önemlidir.

İş görgü kuralları hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki videoya bakın.